Recrutement de personnes proches
Participer à la décision de recruter, rémunérer ou favoriser des membres de la famille, des amis proches, des partenaires commerciaux ou des personnes avec lesquelles il existe un lien affectif.
Gouvernance et intégrité
Document Politique institutionnelle
Politique relative aux Conflits d’Intérêts
L’ONG É Por Amor établit cette politique afin d’orienter les conduites, de prévenir les situations de favoritisme indu et de protéger la confiance des bénéficiaires, bénévoles, donateurs, partenaires, fournisseurs et de la société.
Sur cette page
Une lecture organisée de la politique institutionnelle.
Utilisez l’index pour accéder rapidement aux principaux points concernant la prévention, la déclaration et le traitement des conflits d’intérêts.
Les conflits d’intérêts ne constituent pas toujours une irrégularité, mais ils doivent être déclarés, analysés et traités avec transparence afin de préserver l’intégrité de l’ONG É Por Amor.
Objectif
Protéger la mission institutionnelle au-dessus des intérêts personnels.
Cette politique a pour objectif de prévenir, d’identifier et d’orienter le traitement des situations dans lesquelles des intérêts personnels, familiaux, professionnels, commerciaux, politiques ou financiers peuvent interférer, ou sembler interférer, avec la prise de décision de l’ONG É Por Amor.
Elle vise également à garantir que les relations avec les fournisseurs, partenaires, donateurs, bénévoles, bénéficiaires et autres publics soient conduites selon des critères techniques, éthiques et compatibles avec la finalité sociale de l’organisation.
Champ d’application
À qui cette politique s’applique
Ces règles s’appliquent à toutes les personnes qui participent, représentent, soutiennent ou entretiennent une relation institutionnelle avec l’ONG É Por Amor.
- Dirigeants, conseillers, représentants légaux et personnes disposant d’un pouvoir de décision institutionnelle.
- Collaborateurs, prestataires de services, bénévoles et consultants liés aux activités de l’organisation.
- Fournisseurs, partenaires, soutiens, entreprises mécènes et organisations entretenant une relation avec l’ONG.
- Personnes intervenant dans des campagnes, actions sociales, projets, événements, collectes de fonds ou activités administratives.
- Toute personne qui, au nom de l’ONG É Por Amor, participe à des décisions, négociations, achats, contrats, transferts, dons ou représentations publiques.
Définition
Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts
Un conflit d’intérêts survient lorsqu’une personne liée à l’ONG É Por Amor possède un intérêt particulier susceptible d’influencer, de compromettre ou de susciter des doutes sur son impartialité dans une décision institutionnelle.
Cet intérêt peut être direct ou indirect, financier ou non financier, réel ou seulement apparent. C’est pourquoi la simple possibilité d’un conflit doit déjà être communiquée afin de permettre une analyse appropriée.
Situations nécessitant une attention particulière
Exemples de situations pouvant générer un conflit
Choix de fournisseurs
Recommander ou approuver un fournisseur, prestataire ou une entreprise dans laquelle la personne détient une participation, un lien familial, une relation professionnelle ou un intérêt économique.
Utilisation de la position institutionnelle
Utiliser le nom, l’image, le réseau de contacts ou la crédibilité de l’ONG pour obtenir un avantage personnel, professionnel, politique ou commercial.
Avantages indus
Recevoir des cadeaux, commissions, faveurs, avantages, remises ou bénéfices susceptibles d’influencer des décisions liées à l’organisation.
Décisions relatives aux dons
Orienter des dons, ressources, biens ou opportunités vers des personnes ou groupes avec lesquels il existe une relation personnelle non déclarée.
Informations privilégiées
Utiliser des informations internes de l’ONG pour favoriser des tiers, anticiper des décisions, influencer des recrutements ou obtenir un avantage externe.
Conduite attendue
Que faire face à un possible conflit
La déclaration d’un conflit est une pratique de gouvernance. Elle protège la personne concernée, la décision institutionnelle et la réputation de l’organisation.
Déclarer la situation
La personne doit communiquer l’existence d’un intérêt personnel, familial, professionnel, commercial ou financier susceptible d’interférer avec la décision.
S’abstenir de participer à la décision
Lorsqu’il existe un conflit réel, potentiel ou apparent, la personne concernée doit se retirer de l’analyse, de la négociation, du vote ou de l’approbation liée au sujet.
Enregistrer la situation
La situation doit être enregistrée de manière simple et objective, en indiquant le lien identifié, la décision prise et les mesures de prévention adoptées.
Adopter une décision indépendante
La décision finale doit être conduite par des personnes sans conflit d’intérêts, sur la base de critères techniques, financiers, éthiques et institutionnels.
Lignes directrices
Principes qui orientent cette politique
L’intégrité d’une organisation sociale se mesure aussi à la manière dont elle décide, recrute, reçoit des soutiens, distribue des ressources et rend compte. Au sein de l’ONG É Por Amor, les décisions institutionnelles doivent toujours être liées à la mission de lutter contre la faim et la pauvreté avec responsabilité, dignité et transparence.
Transparence
Les situations de possible conflit doivent être communiquées avant qu’elles ne suscitent un doute sur la légitimité de la décision.
Impartialité
Les recrutements, achats, partenariats et choix doivent suivre des critères institutionnels, et non des liens personnels.
Responsabilité
Chaque personne liée à l’ONG doit veiller à la confiance du public, à la bonne utilisation des ressources et à la protection de la mission sociale.
Interdictions
Conduites non autorisées
Certaines situations sont incompatibles avec la gouvernance de l’ONG É Por Amor et ne doivent pas être pratiquées par les personnes qui représentent ou agissent au nom de l’organisation.
- Utiliser les ressources, biens, contacts, l’image ou la structure de l’ONG à des fins personnelles ou au bénéfice de tiers.
- Participer à une décision impliquant son propre intérêt, celui d’un membre de la famille, d’un ami proche, d’une entreprise ou d’une organisation avec laquelle il existe un lien.
- Orienter des fournisseurs, recrutements, achats ou partenariats sans critères objectifs ni transparence.
- Recevoir des sommes, commissions, cadeaux ou avantages en échange d’un favoritisme institutionnel.
- Omettre un lien ou un intérêt particulier dans un processus décisionnel, un recrutement, un partenariat, un transfert ou une sélection.
- Utiliser des informations internes pour obtenir un avantage personnel, commercial, politique ou financier.
Achats et contrats
Critères pour les décisions institutionnelles
Dans la mesure du possible, les achats, contrats et partenariats doivent prendre en compte des critères tels que le besoin réel, la compatibilité du prix, la qualité, la capacité de livraison, la régularité documentaire, l’historique de la relation et l’adhésion à la mission institutionnelle.
L’existence d’un lien personnel avec un fournisseur ou un partenaire n’empêche pas automatiquement un contrat, mais elle exige de la transparence, le retrait de la personne intéressée du processus décisionnel et une justification objective du choix, le cas échéant.
Application pratique
Comment la politique doit être interprétée
Conflit réel
Lorsqu’il existe un intérêt personnel direct dans une décision, un contrat, un partenariat, un transfert ou un bénéfice donné.
Conflit potentiel
Lorsqu’une situation n’a pas encore compromis la décision, mais peut l’influencer ou susciter des questionnements.
Conflit apparent
Lorsque, même sans bénéfice concret, la situation peut sembler inappropriée aux yeux des donateurs, partenaires, bénéficiaires ou de la société.
Responsabilités
Devoirs des personnes qui agissent avec l’ONG É Por Amor
- Agir avec bonne foi, éthique, transparence et responsabilité dans les relations institutionnelles.
- Informer préalablement tout lien ou intérêt susceptible de compromettre l’impartialité d’une décision.
- Préserver la confidentialité des informations internes, des données des bénéficiaires, des documents et des stratégies institutionnelles.
- Éviter les situations pouvant susciter des doutes sur l’utilisation adéquate des ressources, de l’image ou de la structure de l’ONG.
- Collaborer aux clarifications chaque fois qu’il existe une question concernant un possible conflit d’intérêts.
- Respecter les autres politiques institutionnelles, y compris les règles d’éthique, d’intégrité, de lutte contre la corruption, de sauvegarde et de protection des personnes.
Communication
Comment communiquer une situation de conflit
Les situations de conflit d’intérêts, les doutes d’interprétation ou les soupçons de favoritisme indu doivent être communiqués à la direction de l’ONG É Por Amor de manière claire, objective et responsable.
La communication peut être effectuée par l’adresse e-mail institutionnelle contato@eporamor.org.br, de préférence avec l’objet « Conflit d’Intérêts », en incluant la description de la situation, les personnes concernées et les documents ou informations pertinents, le cas échéant.
L’ONG É Por Amor évaluera les signalements avec discrétion, responsabilité et engagement envers la protection institutionnelle, sans tolérer de représailles contre les personnes qui communiquent de bonne foi.
Mesures institutionnelles
Traitement des situations identifiées
Lorsqu’un conflit d’intérêts est identifié, l’ONG É Por Amor pourra adopter des mesures proportionnées à la situation, notamment une orientation formelle, le retrait de la personne concernée de la décision, un enregistrement interne, la révision d’un contrat ou d’un partenariat, la communication à la direction et toute autre mesure nécessaire à la préservation de l’intégrité institutionnelle.
Les situations graves, répétées ou commises de mauvaise foi pourront entraîner la rupture du lien avec l’organisation, sans préjudice d’autres mesures applicables.
Engagement public
L’intégrité fait aussi partie du soin.
L’ONG É Por Amor comprend que lutter contre la faim et la pauvreté exige non seulement une action directe, mais aussi responsabilité, transparence et gouvernance dans chaque décision prise.